La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels1 (ci-après la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels2 (ci-après la « Loi sur l’accès ») et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé3 (ci-après la « Loi sur le privé »).
En respect des obligations règlementaires, l’École nationale de cirque (ÉNC) doit adopter une politique de protection des renseignements personnels pour assurer la confidentialité des données personnelles recueillies par l’entremise de son site internet et toute autre plateforme numériques qu’elle opère (ex. : Omnivox, Microsoft 365, Forms, Teams, Outlook, etc.).
L’ÉNC reconnaît l’importance de préserver la confidentialité et la sensibilité des informations personnelles de l’ensemble de son personnel et élève. Elle met en place des mesures raisonnables visant à prévenir la perte accidentelle, l’accès non autorisé, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisée de ces informations.
Renseignements personnels : Les renseignements personnels se réfèrent à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela inclut des détails tels que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, l’identifiant gouvernemental, des informations financières, ou d’autres caractéristiques spécifiques qui permettent d’identifier une personne.
Registre de communication des renseignements personnels : Un document mis en place par l’École pour suivre et enregistrer les instances où des renseignements personnels sont accueillis, partagés, communiqués ou utilisés pour d’autres fins prévues initialement.
Site internet : Un site internet indique l’ensemble de pages internet interconnectées accessibles via Internet et toute autre plateforme numériques que l’École opère. Il peut contenir des informations diverses telles que du texte, des images, des vidéos, des liens hypertexte, etc.). Ils servent souvent à fournir des informations, des services, des produits ou à faciliter la communication en ligne.
Le Règlement général de protection des données (RGPD) s’applique à toute personne traitant des données à caractère personnel (communément appelées renseignements personnels en droit québécois) de personnes se trouvant sur le territoire de l’Espace économique européen (EEE) lorsque les activités de traitement sont destinées à offrir des biens ou des services. Dans le cadre du recrutement d’étudiantes et d’étudiants résidant dans un pays de l’EEE, les collèges sont assujettis au RGPD s’ils font la promotion de leurs programmes en visant des personnes résidant dans l’EEE et, corollairement, recueillent, traitent ou conservent des renseignements personnels sur ces personnes.
L’ÉNC
8181, Avenue de cirque, Montréal (QC), H1Z 4N9
Téléphone : 514 982-0859
L’ÉNC
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Téléphone : 514 982-0859
Éric Langlois, directeur général
Courriel : [email protected]
L’ÉNC s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet et toute autre plateforme numériques qu’elle opère.
En accédant et en utilisant l’une ou l’autre des plateformes numériques opérées par l’ÉNC, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.
Pendant la consultation du site, toute personne peut être sollicitée pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que le nom, l’adresse courriel ou l’adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site.
Toute personne est libre de ne pas nous communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne vous seront pas accessibles.
Conformément à la Loi informatique et libertés4 du 6 janvier 1978, toute personne a un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles qu’elle nous a transmises.
Toute personne a le droit de retirer son consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Toute personne a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la
Commission d’accès à l’information du Québec.
L’ÉNC conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée dépend de la nature de chaque service et des renseignements collectés.
L’ÉNC recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion.
Les renseignements personnels conservés par l’ÉNC sont recueillis seulement après avoir informé toute personne des fins de la collecte et que celle-ci soumet volontairement ses informations, soit par l’entremise d’un formulaire, sur le site internet ou par courriel.
L’ÉNC utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que la personne y ait consenti expressément ou que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé l’exige.
L’ÉNC peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de l’ÉNC ou d’autres personnes.
L’ÉNC peut communiquer certains renseignements personnels qu’elle détient à un membre du personnel de l’École qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
L’ÉNC peut transférer les renseignements personnels qu’elle collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles l’ÉNC les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des lois.
L’ÉNC peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès et par la Loi sur le privé dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information, trente (30) jours avant son entrée en vigueur5.
Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans le registre de communication des renseignements personnels.
L’ÉNC peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’elle détient s’elle a obtenu le consentement valable de la personne concernée.
L’ÉNC a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels.
L’ÉNC a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.
Les personnes qui travaillent pour l’ÉNC ou en son nom doivent, notamment :
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont l’ÉNC a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.
Toute personne peut soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par l’ÉNC. Toute personne peut également demander à faire rectifier ces renseignements. Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : [email protected].
Le site internet de l’ÉNC contient des liens vers des sites externes. L’ÉNC n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Internet de l’ÉNC.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique. Pour poser une question relative à la Politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : [email protected].
La présente Politique entre en vigueur le jour de son adoption, soit le 23 janvier 2024.
1 Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25
2 Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1
3 Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1
4 Loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi informatique et libertés)
5 Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25, art. 67.2.1 à 67.2.3
